DOCUMENTOS TÉCNICOS

DOCUMENTOS TÉCNICOS

son aquellos documentos utilizados en las empresas únicamente en las áreas de operatividad, proceso, su enfoque es obtener un control y así cumplir y tener una producción eficiente en base a la correcta administración del tiempo.

PROYECTO

 Es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo.

 Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que busca la solución de un      problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio.

 Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o situación en particular, a través de la recolección y el análisis de datos.

MANUAL

Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del grupo respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo. Es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que más le convenga a cada uno.

Por manual debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

Un Manual de Métodos y Procedimientos debe contener de manera capitular lo siguiente:

1.- Nombre del Puesto

2.- Referencia organizacional

3.- Listado de Métodos y/o Procedimientos

4.- Marco Jurídico

5.- Objetivos

6.- Políticas y Normas

* 7.- Investigación Básica para documentar Métodos y Procedimientos

7.1.- Recopilación de Información

7.2.- Integración de la Información

7.3.- Análisis de la Información

8.- Descripción de los Métodos y Procedimientos

9.- Diagramación.

10.- Formas e Instructivos

11.- Información General

12.- Glosario de Términos

REPORTE

Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros tipos.

El reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una estructura de problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso de los informes impresos, el texto suele ir acompañado por gráficos, diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.

 ELEMENTOS SUGERIDOS PARA EL REPORTE FINAL DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

A. Portada

B. Índice

C. Resumen

D. Introducción

E. Justificación

F. Hipótesis

G. Objetivo

H. Estrategias

I. Metodología

J. Resultados y discusión

K. Conclusiones

L. Bibliografía

M. Apéndices

BITACORA

Bitácora, del francés bitacle, es una especie de armario que se utiliza en la vida marítima. La bitácora se fija a la cubierta y cerca del timón, ya que allí se instala la aguja náutica que facilita la navegación.

En la antigüedad, la bitácora solía albergar un cuaderno (el cuaderno de bitácora) donde los navegantes relataban el desarrollo de sus viajes. Dicho cuaderno, al guardarse en la bitácora, era protegido de las tormentas y los avatares climáticos.

Con el tiempo, la noción de bitácora pasó a asociarse de manera casi exclusiva a la de cuaderno de bitácora (por ejemplo: “El avistaje de la isla fue narrado de forma detallada en la bitácora del capitán”) y se extendió a otros ámbitos.

Una bitácora es, en la actualidad, un cuaderno o publicación que permite llevar un registro escrito de diversas acciones. Su organización es cronológica, lo que facilita la revisión de los contenidos anotados. Los científicos suelen desarrollar bitácoras durante sus investigaciones para explicar el proceso y compartir sus experiencias con otros especialistas.

MINUTA.

La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.

El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. Con esta misma denominación en forma extensiva se llama también al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e información escrita que tiene destino externo), así como a la correspondencia interna, cartas, memorados, memo partes y otros, cuyas copias se ordenan cronológicamente y en orden progresivo de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentación escrita en un determinado periodo y se puedan hacer consultas en función de la fecha de expedición.

La referencia es una palabra que antecede a un número secuencia para contar con información que permita identificar la documentación escrita.

El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo:

Minuta de la sesión de trabajo.
Lugar de la reunión (despacho del director x).
Fecha de la sesión (día, mes y año).
Relación de asistentes (nombre y puesto de los participantes).

Objetivo de la reunión: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la operación de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se numeran las intervenciones, señalando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando).

Sírvase observar el modelo No. 5 del anexo de este trabajo para un ejemplo de la minuta.

INFORME

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.

Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿Quién lo va a hacer? Y ¿Qué uso va a tener?. Los lectores podrían ser: colegas técnicos, especialistas en actividades técnicas relacionadas. Gerencia de línea, administradora y/o profana (todas las personas que no entran en las anteriores categorías).

Los posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender una acción. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular el interés, reservarlo para uso futuro.

De una manera general podemos decir que existe dos tipos de informe: el Informe Administrativo y el Informe Científico.

INFORME ADMINISTRATIVO.

El informe administrativo es el instrumento típico de comunicación ascendente, descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas.

Estos informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes, cada año, etc.) o de forma esporádica, respondiendo a la necesidad de información de un superior. Este comunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y objetivo, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de solución al problema, si es que existe.

En el anexo final de este trabajo se encuentra el esquema general de un informe (Modelo No. 6).

INFORME CIENTIFICO.

Este tipo de informe se caracteriza por ser detallado y por lo general extenso, por lo que consta de varias partes para lograr su cometido.

El informe científico se emplea dentro del ámbito de la ciencia y particularmente en los sectores educativos para la difusión de métodos de investigación y resultados de investigaciones para que puedan ser sometidos a juicios públicos.

En su redacción deben de emplear un lenguaje sencillo, las exposiciones deben ser objetivas y se deben eliminar toda gama de adjetivos que pudieran inducir a la aceptación de una tesis o de una teoría.

CURRICULUM VITAE 

El curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado. El curriculum vitae habrá de incluir:

Los datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc.
La mención de los logros, realizaciones y actividades más importantes de su historia personal, siempre seleccionados en razón de su significación para un propósito determinado.

Se hará un recuento de todos los hechos más significativos y valiosos para persuadir a los destinatarios del curriculum vitae de que su pretensión o deseo están sólidamente fundados. Toda la información anterior puede agruparse en los apartados que a continuación se mencionan:

Datos Personales de Identificación. Son los datos y características que identifican a una persona y le sitúan en un entorno cronológico, geográfico y cívico.

La lista subsiguiente enumera los principales datos identificativos:

Nombre y apellidos.
Fecha de nacimiento.
Sexo.
Nombre del padre y de la madre
Profesión o actividad principal.
Estado civil.
Número de hijos
Domicilio habitual
Domicilio accidenta.
Teléfono.
Altura, peso y otras señales corporales.

De estos datos se mencionarán aquellos que el interesado juzgue más pertinentes en cada supuesto. En todo caso se facilitarán el nombre y los apellidos y una dirección para contactos posteriores.
Títulos, Diplomas y Grados Académicos Obtenidos. El curriculum vitae ha de informar sobre la altura cultural y los conocimientos generales o específicos de su titular. Una de las principales medidas (no la única) de este equipaje intelectual son los grados y títulos académicos obtenidos. Estos documentos a los que nos referimos son los obtenidos tras cursar en centros oficiales o privados reconocidos, un ciclo de enseñanzas establecido según las leyes vigentes y tras superar satisfactoriamente las pruebas y exámenes que reglamentariamente se fijan.
Historia Profesional. Es la descripción ordenada de la trayectoria o historia profesional en sus diferentes facetas y realizaciones. En lo que concierne a personas con larga historia profesional como las cargos y empleos desde el comienzo de actividades y fecha de cese de dichas actividades, la denominación del puesto o empleo, el nombre y características de la entidad donde cumplió la actividad profesional.
Idiomas.

En cada lengua se especificará el grado de dominio que se ha alcanzado respecto de cada uno de sus aspectos funcionales, que son: la comprensión (traducir), conversación (hablar) y redacción (escribir).
Referencias. En el curriculum vitae se pueden añadir, e incluso es conveniente hacerlo, algunas referencia, o sea, nombre y direcciones de otras personas a quienes podrían dirigirse los destinatarios del curriculum vitae.
Firma. Que le da la certeza de que los datos mencionados son reales y verdaderos.

Sírvase observar el último modelo (modelo No. 10) del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de el curriculum vitae.

http://www.robertexto.com/archivo5/comunic_escrita.htm