DOCUMENTOS EJECUTIVOS
Son aquellos documentos utilizados en el ambito laboral con el fin de menejar la informacion laboral de manera formal. Su interpretacion es indispensable ya que a traves de estos documentos se trasnmite directamente un mensaje en la empresa.
CARTA
Antes
que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio
del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De
acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras,
por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que
pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a la carta comercial.
La
carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento
comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue
por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en
ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se
escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.
Hay
normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una
correcta presentación y distribución de los elementos que las componen.. Véase
el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el esquema y ejemplo de una
carta comercial al anexo e este trabajo.
Cabe
mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta
comercial:
Membrete.
Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el
nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad
que remite la carta.
Lugar y Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la
carta, del día, mes y año en que se escribe.
Destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la
carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior
como lo muestra el esquema respectivo.
Vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en dirección
vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos
puntos.
Texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto
a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introducción y finalizar
con una conclusión.
Despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo
de comunicado.
Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón
social.
Firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona
que escribe y la rúbrica correspondiente.
Cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se
ubica debajo de la firma.
Anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la
parte inferior; abajo del cargo.
Otros Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera que el
contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena
por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).
Referencias Finales. Como medida de control de la correspondencia, en la
esquina inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas las
iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro
signo; de las personas que escribe la carta.
MEMORÁNDUM.
En
la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para
recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito
es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es
memorándumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para
sancionar a una determinada persona.
La
mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño
media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la
parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se
anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir
abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno.
Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las
indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en
reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las
actividades a realizarse durante el día, etc.
Los elementos de
memorándum son los siguientes:
Membrete
La palabra memorándum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
Algunos
de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos
de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones
muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha
establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites; la
dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.
Recordamos
que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la
empresa.
Sírvase
observar el Modelo No. 2 del anexo para ver un ejemplo de memorándum.
OFICIO
Se entiende por oficio, la forma de
correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en
ciertas instituciones como. Sociedades, sindicatos, clubes y otras.
El oficio se diferencia de la carta, o
sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes
puntos:
En una serie de conceptos o datos
llamados generalmente referencias iniciales o cuadro clasificador, que
contienen estos datos: nombre de la dependencia que gira el oficio,
departamento y sección que lo tramitan, número del escrito en orden progresivo
y clasificación del expediente.
En un elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para
facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse
rápidamente del contenido del mismo. Por tanto, la síntesis que se hace en el
asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de estas cualidades lo
invalida, y no llena el objetivo a que está destinado.
En que sustituye en el elemento que contiene el nombre, las expresiones: señor,
señora o señorita, por la de ciudadano o ciudadana abreviados, en singular C. y
en plural CC., dentro de los oficios del gobierno, o compañero o compañera, en
los sindicatos o clubes.
En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en
las cartas.
En que, al final, y después de la frase o término de despedida, se escribe el
lema oficial del gobierno, o de la institución respectiva. El lema oficial del
gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN que debe figurar en toda
correspondencia exterior, es decir, la que gira entre personas u oficinas de
diferente dependencia y que no dependan de la que expide el oficio.
En que la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su nombre. Por
ejemplo: El Oficial Mayor, y, separándolo con cuatro interlíneas, el nombre del
firmante.
ELEMENTOS
DEL OFICIO.
El
membrete, impreso o escrito en máquina, como en la carta, en el punto 15.
Las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de la
dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo tramitan, número
del escrito en orden progresivo y clasificación del expediente. Se escriben
generalmente en el punto 40 de la escala.
El asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas
que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del contenido del
mismo. Se escribe también en el 40, separado de las referencias por cuatro
interlíneas
La fecha, que comprende: ciudad, estado, día, mes y año. Se inicia en el punto
40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto.
El destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se
dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a éste
el código postal. Separado de la fecha por cuatro interlíneas.
Los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por
dos interlíneas del destinatario.
El texto o cuerpo del oficio, entre los márgenes 50 y 75.
La despedida, escrita en los puntos 25 ó 40.
El lema, escrito en el punto 40.
La antefirma, en el punto 40.
El nombre del firmante, en el punto 40.
Los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos
en el margen 20.
ESTRUCTURA
O DISTRIBUCIÓN
Los
márgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden
también ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).
La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relación con la extensión
mecanográfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate.
Las sangrías para iniciar párrafos pueden ser de cinco o diez espacios en
blanco, según se escriba a una o a dos interlíneas, respectivamente.
Algunos tipos de oficios son:
Oficio de Correspondencia Exterior. Se
denomina de correspondencia exterior, porque el oficio se dirige a una persona
ajena a la dependencia que remite el oficio.
Oficio Inicial de Correspondencia
Interior. Se le llama inicial, porque con él se principia el trámite de un
asunto; es de correspondencia interior, porque tanto el firmante como la
persona a quién se dirige, pertenecen a una misma dependencia.
Oficio de Respuesta, de
Correspondencia Interior. Se le llama de respuesta, por referirse a un asunto
ya iniciado; en estos casos siempre debe indicarse el antecedente, en le lugar
de las referencias iniciales.
Oficio con Párrafos Clasificados.
Significa que el oficio se refiere a varios asuntos, y que, para mayor
claridad, cada uno se trata en un párrafo especial, que se inicia con un título
apropiado.
Oficio de Inserción de Texto. Quiere
decir, que dentro de las ideas que se exponen en el texto del oficio, se
intercala literalmente, una parte o un todo, de otro escrito. La cita literal
debe encerrarse entre comillas y destacarse.
Para observar el formato general y un
caso práctico de este documento, sírvase pasar al modelo No. 7 y 7 bis
respectivamente en el anexo de este trabajo.
Orden del día.
Es un documento escrito que tiene la
finalidad de agilizar las reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre
los cuales se va a hablar o puntos que se trataran durante las mismas. Sirve
para formalizar un secuencia o tratamiento en un orden determinado de los
asuntos sobre los que se intercambiaran puntos de vista. Evita la dispersión
temática, facilita la disciplina y centra la atención en los asuntos
trascendentes.
Sírvase observar el modelo No. 8 del
anexo de este trabajo para un ejemplo claro de la orden del día.
CIRCULAR
La
circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo
asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La
circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos
oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya
establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que
de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones
colectivas.
Los elementos que
componen a la circular son:
Membrete
La palabra circular centrada en la parte superior del papel
Número o clasificación; este elemento se anota inmediatamente después de la
palabra circular.
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección; nombre o designación de los destinatarios.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales
La
circular puede ser interna y externa.
Sírvase
observar el modelo No. 3 del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de una
circular.
